3. 今年玉米为啥卖不上价
饲料企业进销存管理信息系统的功能分析与设计
2006-7-8 14:27:00 来源: 网友评论()
摘要：根据饲料企业现状和发展趋势，综合饲料企业的物流管理，构建饲料企业的进销存管理信息系统，并引入地理信息系统，通过对空间数据的统计和分析，帮助决策企业运作政策。
中国的饲料企业经过几十年的发展，已成为农业企业中机械化程度较高的企业。但随着饲料企业的增多，市场的逐渐饱和，饲料企业的利润空间越来越小，对于中小企业更是如此。面对日趋激烈的市场竞争以及近几年宏观经济的衰退，每个饲料企业面临着市场严峻的考验，如何缩减企业的运作成本，开拓市场，如何完善客户服务体系，提高企业的综合竞争力，促使饲料企业改进管理机制，提高管理水平，构建一套适合本企业特点的管理信息系统成为饲料企业必须考虑的问题。同时，随着管理观念的更新和硬件价格的下调，越来越多的饲料企业已经选择或将要选择计算机管理这一现代化手段，以提高对市场的快速反应能力。INTERNET技术的发展，物流管理经验的积累，以及管理信息系统和地理信息系统应用的普及，为饲料企业构建进销存管理信息系统提供了可能。作者根据两年的饲料企业进销存管理信息系统的开发经验，结合地理信息系统和物流管理的专业知识，简要的论述饲料企业进销存管理信息系统的构建。
1进货子系统
进货是饲料企业整个运作流程的第一环。一般来说，此环节涉及的实体有：供应商、原材料、业务员（采购部）、订购单（亦成进货单）、收货单、付款单。业务员实体中还可以分成一般业务员和业务主任，可以给他们分配不同的权限，比如业务员拟订的订购单必须要通过业务主任的审批才能生效；对应于收货单的退货单。系统应实现的功能包括：
各类基本资料数据的录入和维护。包括供应商资料的录入和维护，原材料资料的录入和维护；建立供应商与原材料之间的相互关系：某个供应商能提供原材料的种类及能提供各种原材料的价格，某种原材料哪些供应商可以提供，价格是多少；业务员资料的录入和维护，订购单、收货单、付款单等各种单据的录入和修改。
查询模块分为三个部分。I、基本资料查询，根据供应商的各种特征字段多条件组合查询供应商资料，比如查询编号为011，级别为1级的供应商（供应商的级别是指通过对供应商的信誉、供应商的实力、供应商所提供原材料的质量、数量、价格以及进货周期等多个因素的综合评定，根据评定结果对供应商划分的级别）；根据原材料的各种特征字段多条件组合查询原材料资料；根据业务员的各种特征字段多条件组合查询业务员资料，并提供查询结果的打印功能。II、各种单据的查询和打印，单据是最重要的数据输入，是生成报表统计的源泉，由于单据的特征字段较多，因此单据的查询应更为灵活。比如查询单据日期在2002年3月1日与2002年3月31日之间，订购对象为XX供应商，订购金额在3000元与5000元之间的订购单。III、运作情况查询包括供应商供货，原材料进货和业务员业务情况查询，能查询任一个供应商在设定的时间段中所供应的每一种原材料的数量和退货的数量，并显示此时间段中每一种原材料的最高价格、最低价格和平均价格。查询结果以数据表、饼状图、柱行图、散点图等多种方式显示。
报表模块。包括原材料进、退货数量金额表，供应商供货数量金额表，业务员进货数量金额表和应付帐款表。
辅助决策模块。本模块主要利用地理信息系统对空间数据的分析功能，对供应链中的原材料进行成本分析，找出最合适的进货供应商和最合适的进货路线。供应商是整个饲料企业供应链管理中重要的一环，选择一个好的供应商对于减少原材料成本、减少库存成本和有效的响应客户需求都有着重要的影响。每个饲料企业都要与自己的原材料供应商建立良好的合作关系，实现与合作供应商的信息共享。该模块的功能包括：I、选择供应商：在全国范围的县界图层上，以某个加工厂为中心点，以一定的半径对此中心点作缓冲区分析，搜索出缓冲区内所有的供应商，如图1所示。根据综合供应商的级别、供货的价格、库存的情况以及供货所需的时间等各种因素考虑，从优到劣排列顺序。
2销售子系统
销售是饲料企业整个运作的中心环节，是直接体现企业利润的关键一步。最近几十年，不管从销售理念和销售手段，都和以前有很大的区别。销售环节中包含的实体客户是供应链管理中的最重要的因素，顾客的需求是企业生产的推动力，因此也可把‘供应链管理’称为‘需求链管理’。对于饲料企业而言，生产高质量的品牌产品非常必要，完善客户服务体系也同样重要。可以借助INTERNET发布信息成本低、覆盖面广、修改方便等特点系统全面的介绍产品信息，接受网上订单。销售环节涉及的实体有：产品、销售人员、客户、销货单、销售退货单、收款单。系统应实现的功能包括：
产品、客户、销售员等基本资料。其录入和修改，各种单据的录入和修改。客户是销售的中心，客户资料的字段可以非常具体，甚至可以包括客户法人代表的喜好等。
查询模块。包括对产品、客户、销售员与各种单据的各种特征字段多条件组合查询。可以进行任意时间段的销售统计汇总，以数据表和柱形图等多种表示形式显示查询结果，并提供打印功能。提供帐龄查询，打印相应的催款单。
报表模块。可以统计每种产品在任意时间段里每个客户各自购买的数量和金额，统计每个客户在任意时间段购买每种产品的数量和金额；可以按区域统计的产品销售情况；各种产品销售情况的年内对比和历史同比分析；每个客户购买情况的年内对比和历史同比分析；可以对所有的销售人员按三层架构（业务员、片区主任、片区经理）进行销售业绩统计，统计销售人员各种产品的销售数量、销售金额、已回收金额、未回收金额；每个销售人员销售情况的年内对比和历史同比分析；统计每个客户的回收金额，未回收金额；应收帐款表等。
辅助决策模块。I、扩充销售点的规模：以销售点为中心，某距离为半径进行缓冲区分析。根据此缓冲区内某个时间段前（比如三年前）的总人口数量与现在的总人口数量，计算人口增长率，同理计算该地区的经济增长率，计算缓冲区内客户数量增长率，以此来推断该缓冲区的变化趋势，为企业领导决策是扩充（或缩减）该销售点的规模还是新建销售点来满足该缓冲区的客户需求提供依据。减少不必要的销售投资，缩减销售成本，力求以最少的投入得到最大的回报；II、改变销售策略：根据缓冲区内某个时间段前的人口分布和人口密度和现在的人口分布和人口密度，得出人口分布变化的趋势，同理得出客户分布变化趋势，并考察缓冲区内客户饲养数量和饲养对象的变化，来决定是否改变销售点的位置或是改变销售重点。以此来有效的响应客户需求，完善客户服务体系，并由客户的需求来指导生产，生产适销对路的产品，减少或避免滞销产品的积压从而达到减少生产成本，增加企业利润的目的。
3库存子系统
仓库管理的作用是存放生产使用之前的原材料和存放售出之前的产品，同时也可作为一个配送中心。对于不同的饲料企业而言，即使企业的规模一样，库存成本也可能会有很大的差别。减少库存成本主要可以从以下几个方面考虑：① 在不影响生产的前提下，尽量少的存放原材料；② 在能充分满足客户需求的前提下，尽量少的生产产品，减少产品在仓库的积压；③ 改进仓库管理，减少存储在仓库的原材料和产品的报废数量；④ 尽量是仓库的每一寸空间都能得到充分的利用。库存子系统的业务重点在于解决原材料、产品库存量控制问题。涉及的实体有仓库、原材料、产品、仓库业务员、进货入库单、调拨入库单、产品入库单、销退入库单、原材料退货出库单、领料出库单、销货出库单、报废出库单等。应实现的功能包括：
仓库资料的录入和维护。对仓库进行分区；原材料、产品资料的维护；仓库业务员资料的录入和维护，各种单据数据的录入和修改。对于和别的子系统共用的实体，考虑不同字段的操作权限，比如在库存子系统中可以填写产品的存储上、下限等，在销售子系统中可以填写产品的销售价格以及折扣、附赠商品等字段。所有的单据设有货物来源信息（包括产品和原材料），跟踪每一笔货物在仓库的存储情况。
查询模块。对基本资料和各种按各种特征字段多条件组合查询，提供查询结果的打印功能；查询原材料、产品的库存情况，可以修改货物的存放位置以便更合理的使用仓库的空间；查询各个仓库的原材料和货物的报损报益表。
报表模块。可以对各个仓库的原材料和产品进行盘点，并生成报损报益表；统计任意时间段原材料、货物的出入库数量，各种原材料、产品出入库数量的年内对比和历史同比分析；统计各种原材料、产品任意时间段的报废数量及年内对比和历史同比分析。
辅助决策模块。对各种原材料、产品的报废数量从多到少进行排列，促使仓库管理员改进仓库管理，减少报废数量；通过统计仓库容积的使用状况，判断现仓库构建是否合理，如果仓库体积的使用率低，则表明此仓库过大，可以适当减少仓库面积，以减少库存成本，如果货物数量频繁超出该货物库存上限，则表明仓库太小，应适当的扩大以满足需要。如果仓库同时还作为配送中心，则用地理信息系统对空间数据的分析功能，为企业领导对仓库的选址提供依据，使得完成配送工作所需的成本较少。
以上论述的是三个子系统各自主要模块，每个子系统还需加上些系统设置的模块，如图2所示的库存子系统的操作权限管理模块。另外还有数据库的备份和恢复，修改用户密码，设置打印机等模块。
饲料企业建立一套良好的管理系统，不仅可以省去很多烦琐的劳动（如月底销售情况汇总，制作销售报表），提高效率，而且可以使企业管理科学化、规范化。通过系统的辅助决策功能，还能为企业制定经营策略提供科学的依据，使企业减少成本，增加利润。
4结论
信息技术将是本世纪世界各国经济发展的新增长点，也是各个企业发展的关键因素。如何获取信息、管理信息和使用信息对每个企业的发展都起着至关重要的作用。管理信息系统在企业中的应用已经比较广泛，而地理信息系统在企业管理中的应用还属于初步阶段。企业的经济行为是区域的经济行为，所涉及的信息很多和空间有关，因此，地理信息系统在企业的经营管理中将发挥更大的作用。
中国的饲料企业经过几十年的发展，已成为农业企业中机械化程度较高的企业。但随着饲料企业的增多，市场的逐渐饱和，饲料企业的利润空间越来越小，对于中小企业更是如此。面对日趋激烈的市场竞争以及近几年宏观经济的衰退，每个饲料企业面临着市场严峻的考验，如何缩减企业的运作成本，开拓市场，如何完善客户服务体系，提高企业的综合竞争力，促使饲料企业改进管理机制，提高管理水平，构建一套适合本企业特点的管理信息系统成为饲料企业必须考虑的问题。同时，随着管理观念的更新和硬件价格的下调，越来越多的饲料企业已经选择或将要选择计算机管理这一现代化手段，以提高对市场的快速反应能力。INTERNET技术的发展，物流管理经验的积累，以及管理信息系统和地理信息系统应用的普及，为饲料企业构建进销存管理信息系统提供了可能。作者根据两年的饲料企业进销存管理信息系统的开发经验，结合地理信息系统和物流管理的专业知识，简要的论述饲料企业进销存管理信息系统的构建。
1进货子系统
进货是饲料企业整个运作流程的第一环。一般来说，此环节涉及的实体有：供应商、原材料、业务员（采购部）、订购单（亦成进货单）、收货单、付款单。业务员实体中还可以分成一般业务员和业务主任，可以给他们分配不同的权限，比如业务员拟订的订购单必须要通过业务主任的审批才能生效；对应于收货单的退货单。系统应实现的功能包括：
各类基本资料数据的录入和维护。包括供应商资料的录入和维护，原材料资料的录入和维护；建立供应商与原材料之间的相互关系：某个供应商能提供原材料的种类及能提供各种原材料的价格，某种原材料哪些供应商可以提供，价格是多少；业务员资料的录入和维护，订购单、收货单、付款单等各种单据的录入和修改。
查询模块分为三个部分。I、基本资料查询，根据供应商的各种特征字段多条件组合查询供应商资料，比如查询编号为011，级别为1级的供应商（供应商的级别是指通过对供应商的信誉、供应商的实力、供应商所提供原材料的质量、数量、价格以及进货周期等多个因素的综合评定，根据评定结果对供应商划分的级别）；根据原材料的各种特征字段多条件组合查询原材料资料；根据业务员的各种特征字段多条件组合查询业务员资料，并提供查询结果的打印功能。II、各种单据的查询和打印，单据是最重要的数据输入，是生成报表统计的源泉，由于单据的特征字段较多，因此单据的查询应更为灵活。比如查询单据日期在2002年3月1日与2002年3月31日之间，订购对象为XX供应商，订购金额在3000元与5000元之间的订购单。III、运作情况查询包括供应商供货，原材料进货和业务员业务情况查询，能查询任一个供应商在设定的时间段中所供应的每一种原材料的数量和退货的数量，并显示此时间段中每一种原材料的最高价格、最低价格和平均价格。查询结果以数据表、饼状图、柱行图、散点图等多种方式显示。
报表模块。包括原材料进、退货数量金额表，供应商供货数量金额表，业务员进货数量金额表和应付帐款表。
辅助决策模块。本模块主要利用地理信息系统对空间数据的分析功能，对供应链中的原材料进行成本分析，找出最合适的进货供应商和最合适的进货路线。供应商是整个饲料企业供应链管理中重要的一环，选择一个好的供应商对于减少原材料成本、减少库存成本和有效的响应客户需求都有着重要的影响。每个饲料企业都要与自己的原材料供应商建立良好的合作关系，实现与合作供应商的信息共享。该模块的功能包括：I、选择供应商：在全国范围的县界图层上，以某个加工厂为中心点，以一定的半径对此中心点作缓冲区分析，搜索出缓冲区内所有的供应商，如图1所示。根据综合供应商的级别、供货的价格、库存的情况以及供货所需的时间等各种因素考虑，从优到劣排列顺序。
2销售子系统
销售是饲料企业整个运作的中心环节，是直接体现企业利润的关键一步。最近几十年，不管从销售理念和销售手段，都和以前有很大的区别。销售环节中包含的实体客户是供应链管理中的最重要的因素，顾客的需求是企业生产的推动力，因此也可把‘供应链管理’称为‘需求链管理’。对于饲料企业而言，生产高质量的品牌产品非常必要，完善客户服务体系也同样重要。可以借助INTERNET发布信息成本低、覆盖面广、修改方便等特点系统全面的介绍产品信息，接受网上订单。销售环节涉及的实体有：产品、销售人员、客户、销货单、销售退货单、收款单。系统应实现的功能包括：
产品、客户、销售员等基本资料。其录入和修改，各种单据的录入和修改。客户是销售的中心，客户资料的字段可以非常具体，甚至可以包括客户法人代表的喜好等。
查询模块。包括对产品、客户、销售员与各种单据的各种特征字段多条件组合查询。可以进行任意时间段的销售统计汇总，以数据表和柱形图等多种表示形式显示查询结果，并提供打印功能。提供帐龄查询，打印相应的催款单。
报表模块。可以统计每种产品在任意时间段里每个客户各自购买的数量和金额，统计每个客户在任意时间段购买每种产品的数量和金额；可以按区域统计的产品销售情况；各种产品销售情况的年内对比和历史同比分析；每个客户购买情况的年内对比和历史同比分析；可以对所有的销售人员按三层架构（业务员、片区主任、片区经理）进行销售业绩统计，统计销售人员各种产品的销售数量、销售金额、已回收金额、未回收金额；每个销售人员销售情况的年内对比和历史同比分析；统计每个客户的回收金额，未回收金额；应收帐款表等。
辅助决策模块。I、扩充销售点的规模：以销售点为中心，某距离为半径进行缓冲区分析。根据此缓冲区内某个时间段前（比如三年前）的总人口数量与现在的总人口数量，计算人口增长率，同理计算该地区的经济增长率，计算缓冲区内客户数量增长率，以此来推断该缓冲区的变化趋势，为企业领导决策是扩充（或缩减）该销售点的规模还是新建销售点来满足该缓冲区的客户需求提供依据。减少不必要的销售投资，缩减销售成本，力求以最少的投入得到最大的回报；II、改变销售策略：根据缓冲区内某个时间段前的人口分布和人口密度和现在的人口分布和人口密度，得出人口分布变化的趋势，同理得出客户分布变化趋势，并考察缓冲区内客户饲养数量和饲养对象的变化，来决定是否改变销售点的位置或是改变销售重点。以此来有效的响应客户需求，完善客户服务体系，并由客户的需求来指导生产，生产适销对路的产品，减少或避免滞销产品的积压从而达到减少生产成本，增加企业利润的目的。
3库存子系统
仓库管理的作用是存放生产使用之前的原材料和存放售出之前的产品，同时也可作为一个配送中心。对于不同的饲料企业而言，即使企业的规模一样，库存成本也可能会有很大的差别。减少库存成本主要可以从以下几个方面考虑：① 在不影响生产的前提下，尽量少的存放原材料；② 在能充分满足客户需求的前提下，尽量少的生产产品，减少产品在仓库的积压；③ 改进仓库管理，减少存储在仓库的原材料和产品的报废数量；④ 尽量是仓库的每一寸空间都能得到充分的利用。库存子系统的业务重点在于解决原材料、产品库存量控制问题。涉及的实体有仓库、原材料、产品、仓库业务员、进货入库单、调拨入库单、产品入库单、销退入库单、原材料退货出库单、领料出库单、销货出库单、报废出库单等。应实现的功能包括：
仓库资料的录入和维护。对仓库进行分区；原材料、产品资料的维护；仓库业务员资料的录入和维护，各种单据数据的录入和修改。对于和别的子系统共用的实体，考虑不同字段的操作权限，比如在库存子系统中可以填写产品的存储上、下限等，在销售子系统中可以填写产品的销售价格以及折扣、附赠商品等字段。所有的单据设有货物来源信息（包括产品和原材料），跟踪每一笔货物在仓库的存储情况。
查询模块。对基本资料和各种按各种特征字段多条件组合查询，提供查询结果的打印功能；查询原材料、产品的库存情况，可以修改货物的存放位置以便更合理的使用仓库的空间；查询各个仓库的原材料和货物的报损报益表。
报表模块。可以对各个仓库的原材料和产品进行盘点，并生成报损报益表；统计任意时间段原材料、货物的出入库数量，各种原材料、产品出入库数量的年内对比和历史同比分析；统计各种原材料、产品任意时间段的报废数量及年内对比和历史同比分析。
辅助决策模块。对各种原材料、产品的报废数量从多到少进行排列，促使仓库管理员改进仓库管理，减少报废数量；通过统计仓库容积的使用状况，判断现仓库构建是否合理，如果仓库体积的使用率低，则表明此仓库过大，可以适当减少仓库面积，以减少库存成本，如果货物数量频繁超出该货物库存上限，则表明仓库太小，应适当的扩大以满足需要。如果仓库同时还作为配送中心，则用地理信息系统对空间数据的分析功能，为企业领导对仓库的选址提供依据，使得完成配送工作所需的成本较少。
以上论述的是三个子系统各自主要模块，每个子系统还需加上些系统设置的模块，如图2所示的库存子系统的操作权限管理模块。另外还有数据库的备份和恢复，修改用户密码，设置打印机等模块。
饲料企业建立一套良好的管理系统，不仅可以省去很多烦琐的劳动（如月底销售情况汇总，制作销售报表），提高效率，而且可以使企业管理科学化、规范化。通过系统的辅助决策功能，还能为企业制定经营策略提供科学的依据，使企业减少成本，增加利润。
4结论
信息技术将是本世纪世界各国经济发展的新增长点，也是各个企业发展的关键因素。如何获取信息、管理信息和使用信息对每个企业的发展都起着至关重要的作用。管理信息系统在企业中的应用已经比较广泛，而地理信息系统在企业管理中的应用还属于初步阶段。企业的经济行为是区域的经济行为，所涉及的信息很多和空间有关，因此，地理信息系统在企业的经营管理中将发挥更大的作用。
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